– Når en varslingssak havner på mitt bord, er det ingen vinnere

Av: Vibeke Hoem, Kifinfo

Likestillingsrådgiver Kristian Solaas jobber for at varslingssaker ikke skal oppstå. Likevel viser nye tall at uakseptabel oppførsel fortsatt rammer tusenvis av ansatte i sektoren.

Arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelser (ARK), som kartlegger trivsel, arbeidsforhold og samarbeid ved universiteter og høgskoler, har de siste årene dokumentert både mobbing, trakassering og diskriminering. Likevel finnes det ingen nyere nasjonal oversikt over omfanget i sektoren, og den eneste nasjonale kartleggingen som har blitt gjennomført er fra 2019.

Alle universiteter og høyskoler er pålagt å ha systemer for å håndtere kritikkverdige forhold – men hvordan fungerer disse i praksis? Og hvorfor er det fortsatt så stor avstand mellom det som rapporteres i spørreundersøkelser og det som faktisk meldes inn?

Vil unngå varsler

– Det er viktig å forebygge uønskede hendelser. Når saken kommer på mitt bord, er det ingen vinnere, sier Kristian Solaas fra Universitetet i Agder (UiA).

Begge parter, både den som varsler og den det varsles om, blir satt i en emosjonelt utfordrende situasjon, uansett konklusjon i saken, mener Solaas.

– Ideelt sett lykkes vi om jeg ikke får noe varslingssak – ikke fordi det skyves under teppet, men fordi det ikke skjer. Målet er å forebygge før hendelsen skjer, legger han til.

Solaas er likestillingsrådgiver ved UiA, en jobb han har hatt siden pandemiens slutt i november 2020. Han fikk raskt ansvaret for å kartlegge arbeidsmiljøet ved universitetet.

– Vi har en klar rutine på at sakene løses på lavest mulig nivå. Det betyr at dersom ansatte opplever noe kritikkverdig, så ta kontakt med din leder. Gå i dialog med nærmeste leder, og ikke vent, sier han.

– Jo lenger du venter med å si fra, dess mer utfordrende kan det bli, sier Solaas.

Er det en konflikt eller et varsel?

Det er ingen formelle krav til hvordan et varsel skal fremsettes. Et varsel kan gjøres skriftlig eller muntlig, for eksempel per telefon, e-post, i brev, via nettbasert skjema, eller ved personlig fremmøte, ifølge Arbeidstilsynet.

Varslingssystemet ved UiA ble utviklet etter den nasjonale kartleggingen i 2019. Universitetet har egne retningslinjer for hvordan varsler om kritikkverdige forhold skal følges opp. Oppfølgingen varierer ut fra alvorlighetsgrad, hva som har skjedd og hvilken type hendelse det er det.

– Hvilke og hvor mange saker er det snakk om ved UiA?

– I 2024 rapporterte varslingsrådet inn ni saker som ble behandlet. Det var fire trakasseringssaker, tre mobbesaker, én sak om seksuell trakassering og én om diskriminering, forteller Solaas.

– Når saken kommer inn i varslingssystemet, tar vi i rådet en samtale. Er dette et varsel, eller er det for eksempel bare en konflikt?

Dersom det er en konflikt, sendes det videre i systemet til rett person, for eksempel en leder eller en i fakultetsadministrasjonen, forklarer han.

– Hvor langt tilbake i tid kan man egentlig varsle?

– Når det gjelder ansattsaker, er det typisk at de først rapporterer når det har eskalert. Den som varsler kommer ofte til et punkt som handler om at «nå orker jeg ikke lenger», forteller Solaas.

– Vi behandler saker om hendelser fire–fem år tilbake i tid. Det kan handle om at noe gjør det vanskelig å varsle, eller at hendelsen må modnes.

– Det kan ta tid før folk varsler, men når de først trykker på den knappen, er det fordi det har eskalert.

Mangler et digitalt varslingssystem

I motsetning til UiA, som har et digitalt varslingssystem, mangler UiT Norges arktiske universitet fortsatt en digital løsning. Selv om UiT oppdaterte rutiner og retningslinjer for varslingssaker i 2022, har de ikke tatt i bruk et system tilsvarende det de fleste andre universiteter og høyskoler benytter.

– Vi har enda ikke anskaffet oss en modul for varslinger. NTNU og OsloMet bruker et system som vi skal se på, sier Jan Ove Mortensen, seksjonsleder for organisering og personalutvikling ved UiT.

– Så hvordan mottar dere varsler?

– Våre rutiner slår fast at du både kan varsle med navn og anonymt, men det er vanskeligere å følge opp de anonyme, innrømmer Mortensen.

– Det er heller ikke noe formkrav til hvordan vi mottar varsler, men vi foretrekker å få det skriftlig.

Man kan varsle til en leder eller en annen ansatt, og den som mottar varselet skal notere hvem som varsler og bringe det videre for oppfølging, forteller Mortensen.

I likhet med UIA har UiT et hovedprinsipp om at det skal varsles på lavest mulig nivå. På universitetets nettsider står det hvem man kan sende varselet til, men Mortensen opplyser at man selv velger hvem.

– Hvor mange saker og hvilke saker ble meldt inn i 2024/2025?

– I 2025 ble det meldt inn 35 saker om ulike kritikkverdige forhold ved UiT. I ni av sakene ble det avdekket kritikkverdige forhold, mens fem fortsatt er under behandling.

Trakassering, diskriminering og utilbørlig lederadferd går igjen i varslene, forklarer Mortensen.

– Av de 20 sakene som omhandlet diskriminering og trakassering, ble kritikkverdige forhold avdekket i syv tilfeller.

Resultatene fra ARK-undersøkelsen ved UiT for perioden 2024–2025 bekrefter at diskriminering og trakassering er de mest utbredte formene for uakseptabel oppførsel, opplyser Mortensen.

Går det an å varsle anonymt?

På UiA er det fullt mulig å rapportere anonymt, opplyser Solaas. Samtidig peker han på, i likhet med Mortensen, at behandlingen av anonyme varsler ofte er mer utfordrende.

– Vi får ikke får dialog med den som varsler, og dermed får ikke den det varsles på konkrete beskrivelser av hendelsene som de kan svare godt ut, sier Solaas.

Selv om arbeidsgivere ikke plikter å legge til rette for anonym varsling, er det mange som gjør det likevel.

Siden UiTs varslingssystem er på e-post, er det kanskje ekstra utfordrende med anonym varsling.

– Hvordan kan man varsle anonymt, når det ikke er et digitalt system?

– Man kan få noen andre til å sende inn varselet for deg, eller for eksempel opprette en anonym e-post, svarer Mortensen.

– Hvorfor tenker dere at det er viktig å legge til rette for anonym varsling?

– Når ansatte eller studenter har muligheten til å varsle anonymt, så vil vi få flere til å rapportere om kritikkverdige forhold, sier Mortensen.

Også NTNU Samfunnsforskning understreker hvor viktig det det er å kunne varsle anonymt – selv om det kan gjøre oppfølgingen vanskeligere.

– Vi mottar generelt få anonyme varsler. Våre varslingsrutiner er lagt til rette for at varsling kan gjøres anonymt, men det er kjent at åpenhet sikrer en bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter, skriver direktør Roger Lian i en e post.

– Å legge til rette for anonym varsling kan likevel senke terskelen for å si ifra. Ansatte skal oppleve at varslingsprosessen er trygg, og at sakene håndteres profesjonelt og forsvarlig for alle involverte parter, sier han.

Folk vet ikke hvordan de skal varsle

Tallene fra ARK-undersøkelsen, i 2024 viser at 8 prosent, altså 2000 ansatte, har opplevd uakseptabel oppførsel. Men under halvparten har varslet institusjonen om hendelsen(e).

Ved UiA var det 101 ansatte som opplevde uakseptabel oppførsel, men bare 40 prosent som meldte fra, opplyser Khrono. Solaas bekrefter at det kun er et fåtall saker som rapporteres hvert år.

– Hvorfor tror du at det er sånn?

– Jeg tror årsaken er at de ansatte enten ikke orker å bli en del av en «sak», eller at saken ikke var alvorlig nok til at de tenker at det må løftes opp.

– Det kan også være fordi de er redd for konsekvenser for egen situasjon eller karriere. Man vil ikke bli definert som en som skaper «bråk», sier han, men legger til at de mangler kunnskap om årsakene.

Les hele saken hos Kifinfo