- Farvel til Excel i boligarbeidet!

Respondentene i den nylig gjennomførte spørreundersøkelsen tegner et bilde av et papirbasert boligarbeid overmodent for modernisering.

Svar fra 136 kommuner

De som har svart representerer 136 kommuner og jobber med å tildele boliger til sosialt og økonomisk vanskeligstilte, personer med rus- og psykiatriutfordringer, personer med behov for tilrettelagte boliger og tjenester, samt personer i akutt bolignød.

- Svarene vi har fått inn gir oss masse verdifull informasjon i vårt videre arbeid med den digitale løsningen, sier tjenesteeier Beate Lofseik og kontordirektør Per Olaf Skogshagen.

KS er også fornøyd med at så mange kommuner har bidratt med viktig innsikt.

- Svarene har bidratt til å nyansere hypotesene prosjektet arbeider etter, og det er svært nyttig for å sikre at vi treffer med løsningene som skal utvikles, sier fagleder i KS, Anne Gamme.

Er vi på rett spor?

Husbanken, KS og 11 kommuner samarbeider i disse dager om å utvikle et digitalt system for å søke, tildele og administrere kommunale utleieboliger, samt følge opp beboere og skaffe datagrunnlag til bruk i utforming av boligpolitikk.

De 11 kommunene som deltar i prosjektet er Bergen, Bodø, Alta, Hamarøy, Asker, Kristiansand, Kristiansund, Oslo, Sarpsborg, Sandnes og Trondheim. Men alle norske kommuner vil få tilbud om å koble seg på. 

- Prosjektet ville sjekke om det stemmer at kommunene trenger et slikt system, og også om systemstøtten vår løsning skal tilby vil gi verdi for kommunene, sier kontordirektør Skogshagen.

Prosjektet ville også teste ut en antakelse om at kommunene ikke klarer å løse disse utfordringene på egen hånd.

Mange har digitalt skjema

Svarene fra kommunene bekrefter noen antakelser, men ga også noen overraskelser.

- Flere enn vi trodde har laget egne elektroniske søknadsskjema, faktisk en tredjedel av alle kommunene, forteller Lofseik.

Respondentene melder imidlertid at elektroniske søknadsskjema slett ikke er så kjærkomment for alle boligsøkere.

- Noen av de som trenger kommunal bolig mest har verken pc, BankID, MinID eller lignende, og kan ikke klare å søke digitalt på egen hånd. Dette er noe vi må ta høyde for videre, sier Lofseik.

Jobber tungvint

Selv om en del kommuner har digitale søknader så er de færreste koblet sammen med andre digitale verktøy for å kartlegge behov for bolig eller tjenester, saksbehandle søknader, følge opp beboere og boforholdet eller rapportere til myndighetene.

De veksler gjerne mellom papirbaserte og digitale verktøy, bruker både Excel-ark og andre dataverktøy, i kombinasjon med papirsøknad eller egenutviklet elektronisk søknad, lokalt lagrede filer, papirutskrifter og gule lapper. En del kommuner har automatisk utsending av faktura for husleie, men jobber manuelt med varsling om utløp av leiekontrakter.

Logge på ett sted

- Mange melder at de ønsker å kunne logge seg på kun en gang, og ha alt av informasjon om saken samlet på et sted. Nå må man logge seg på mange forskjellige systemer som ikke snakker sammen, forteller Lofseik.

Dermed må opplysninger ofte registreres flere steder. Det er vanskelig å sørge for at alle aktører – for eksempel boligkontor, boligforvaltning, Nav, psykiatri, fastlege - får tilgang til viktig informasjon.

- Når systemene ikke snakker sammen blir det vanskelig å samhandle på tvers, konstaterer Skogshagen.

Mange kommuner melder at de likevel har god oversikt over boligbehov i kommunen, men at det ikke nødvendigvis betyr at de klarer å tilby alle boligsøkere bolig tilpasset deres behov. Systemer for forvaltning, drift og vedlikehold har de fleste kommunene brukbare markedsløsninger for. Prosjektet tar mål av seg å hente data fra systemer kommunene allerede har i det nasjonale systemet.

Informasjonsbehov og personvern

Konfidensielle opplysninger kan ikke deles i e-post, noe som skaper flaskehalser. Personopplysninger kan likevel lett komme på avveie når de lagres lokalt, skrives ut på papir og blir liggende på kontorpulter og lignende.

- Det blir veldig viktig at det nasjonale systemet ivaretar kommunenes informasjonsbehov, samtidig som krav til personvern og informasjonssikkerhet følges, understreker Skogshagen.

Klarer det ikke alene

De færreste kommunene klarer å løse alle disse utfordringene på egen hånd. Rundt 20 prosent av respondentene svarer likevel at deres kommune planlegger å videreutvikle eksisterende systemer de neste to årene, mens omtrent en like stor andel har planer om å utvikle eller anskaffe nye systemer for boligarbeidet. Noen respondenter opplyser at de trenger det nasjonale systemet selv om deres kommune ikke har slike planer.

- I stedet for at hver enkelt kommune baler med dette alene, er det mye bedre at alle kobler seg på det nasjonale systemet når det blir ferdig, bedyrer Lofseik og Skogshagen - og håper med det at Excel-arkets tid i boligarbeidet er forbi.

Les også: Alle norske kommuner kan glede seg til dette blir ferdig