Utviklet digital løsning for drift av eiendommer

Løsningen har fått navnet EntraSafety og har vært i en testfase siden mai 2019. EntraSafety ivaretar sikkerhet, personvern og HMS-krav ved arbeid, vedlikehold, besøk og ferdsel i og rundt våre eiendommer og byggeprosjekter.

- Entra har en HMS-visjon om at det skal være trygt å arbeide, besøke og ferdes i og rundt eiendommer, og byggeprosjekter, enten man er håndverker, ansatt på bygget eller besøkende. Med EntraSafety viser vi at vi tar denne visjonen på alvor, sier eiendomsdirektør i Entra - Kjetil Hoff.

GDPR-Krav resulterte i synergier
EntraSafety er utviklet for å sikre at Entra ivaretar GDPR-kravene og for å digitalisere måten leverandører og håndverkere registrerer seg.

I driften av Entras bygg har selskapet i lang tid hatt rutiner hvor håndverkere som utfører jobber, må fylle ut et arbeidserklæringsskjema før oppstart av sin oppgave. Skjemaene ble fylt ut «manuelt» og lagret i permer rundt omkring på våre driftskontorer. For å sikre at personopplysninger til håndverkere blir behandlet på en korrekt måte, og ikke minst forenkle hverdagen til drift, har Entra valgt å digitalisere denne prosessen.

Underveis i utviklingsprosessen har vi oppdaget en rekke synergier og det er tilrettelagt nye funksjoner som denne løsningen kan bidra med. Dette gjelder blant annet:

• Forenkling ved drift av bygg
• Oversikt over arbeid ved bygg som skal påbegynnes, pågår og helt frem til ferdigstillelse
• Sikre at leverandørene er kjent med Entras HMS-rutiner og etterlevelse av disse
• Oversikt over innleid arbeidskraft
• Oppfylle krav om samfunnsansvar og forhindre sosial dumping

Alt på ett sted
Den typiske brukeren er en håndverker som skal utføre en jobb på et bygg. EntraSafety benyttes for å gjennomgå jobben, og kartlegge risiko. Leverandører kan gjennomføre en sikker-jobb-analyse i løsningen. Det må gjøres særskilte risikovurderinger i alle tilfeller rundt arbeid i høyden eller på tak, og for varmt arbeid. Dette dokumenteres gjennom EntraSafety.

På sikt ønsker Entra å ta i bruk løsningen for flere arbeidsoperasjoner, og da ikke bare ut fra et risikoperspektiv. Det kan tilrettelegges for at kommunikasjon, evalueringer og forespørsler mellom våre leietakere og Entra som byggeier kan gjennomføres enkelt i løsningen. Dette kommer eksempelvis til nytte ved brannøvelser, eller ved søknad om arrangementer i byggene.

Brukeren registrerer sin profil og fyller ut nødvendig informasjon direkte fra sin mobil, og har til enhver tid råderett over egne persondata samtidig som driftsansvarlig for bygget blir informert. Når arbeidet er ferdigstilt, godkjenner driftsansvarlig oppdraget ved å kvittere ut jobben gjennom EntraSafety.

Digital plattform for bransjen
Løsningen er utviklet som en plattformtjeneste, som ved hjelp av enkelte lokale tilpasninger enkelt kan tas i bruk av andre eiendomsselskaper.

- Vi ønsker å dele løsningen vi har jobbet for å utvikle, slik at vi kan bidra til å løfte hele bygg- og anleggsbransjen, sier leder for driftsstøtte og servicetjenester, Odmund Fintland.

En fordel er at løsningen kan integreres i andre systemer uten at dette går på bekostning av personvernet, samtidig som den er enkel i bruk.

I løpet av det siste året har Entra også jobbet med å utvikle en egen statistikk-modul, som gir en god oversikt over innkommende skjemaer og for å kunne følge utviklingen i de forskjellige eiendomsteamene til enhver tid. I tillegg kan det være et nyttig verktøy i oppfølgingsmøter med leverandører.

- Med denne plattformen føler vi at vi har et godt system som løfter og ivaretar HMS videre, og forhindrer sosial dumping, avslutter Kjetil Hoff.