Over 300 brudd på arkivloven i 2024 – nå kommer nytt regelverk

− At viktig dokumentasjon ikke ivaretas på en trygg måte, er en alvorlig trussel mot folks rettssikkerhet og mot tilliten til forvaltningen her i landet. Det må tas på høyeste alvor.  

Det sier kultur- og likestillingsminister Lubna Jaffery.  

Hun viser til Arkivverkets ferske rapport fra fjorårets tilsyn hos 34 utvalgte kommuner og 22 statlige virksomheter, blant annet hos helseforetak, universitet og høyskoler. Rapporten avdekker gjennomgående utfordringer der dokumentasjon går tapt og blir umulig å finne.  

-Det er bekymringsverdig, men her tar vi grep med nytt regelverk fra nyttår, sier Jaffery.  

− Arkiv slettes og råtner 

Viktige dokumenter som slettes eller ligger gjemt i utgåtte, gamle datasystemer som ingen har oversikt over lenger. Gamle papirarkiv som mugner i kjellere og uegnede lokaler. Dette er noen av de mest alvorlige funnene Arkivverket avdekket gjennom fjorårets tilsyn. På en skole gikk for eksempel alle vitnemål og vurderingsnotater tapt da skolen byttet fagsystem.  

−Dessverre er ikke dette engangstilfeller. Det er svikt vi finner under våre tilsyn hvert år, sier riksarkivar Inga Bolstad. 

Et svært alvorlig funn som går igjen, er ifølge Bolstad at store mengder dokumenter ikke registreres i løpende, åpne journaler.  

−Dette gjør det vanskelig for pressen, blant andre, å få innsyn i hva som faktisk skjer og besluttes i det offentlige hver dag. Det er en trussel mot demokratiet vårt. I tillegg gjør selvsagt mangelfull arkivering det vanskelig for ansatte i offentlig sektor å få gjort jobben sin effektivt.   

Nye regler fra nyttår 

At det avdekkes feil og mangler under tilsyn, er ikke uvanlig, sier riksarkivaren.  

-Hver dag skapes enorme mengder dokumentasjon digitalt i forvaltningen. Samtidig sitter kommuner og stat på en rekke eldre digitale arkiver og papirarkiv som også må ivaretas. Det er klart dette er krevende å få ryddet opp i. Derfor er vi veldig fornøyde med at det er tatt tak i regelverket her slik at vi kan få opp dampen, sier Bolstad.  

Regelverket er den nye arkivloven som regjeringen fikk samlet bred enighet om og vedtatt i vår. Den trer i kraft ved nyttår.  

− Noe av det viktigste vi har sørget for, er at loven er fremtidsrettet og teknologinøytral. Den åpner for at det fremover kan utvikles nye, mye enklere løsninger for trygg og effektiv dokumentforvaltning, sier kultur- og likestillingsminister Jaffery.  

-Får mer muskler 

- I vår digitale hverdag trenger vi løsninger som tar vare på relevant dokumentasjon på en automatisert og sikker måte. Slike løsninger finnes ikke i dag, men med den nye loven, åpnes det for at vi kan komme dit. Det er bra, sier Inga Bolstad  

Riksarkivaren er også fornøyd med at det nye regelverket vil medføre merkbare endringer allerede fra nyttår. Loven gir nemlig Arkivverket større muskler som tilsynsmyndighet.  

−  Fra nyttår får vi i Arkivverket flere verktøy til å håndheve loven, blant annet vil vi kunne ilegge tvangsmulkt, altså dagbøter, ved alvorlige brudd på loven. Dette understreker viktigheten av arkivplikten, sier Bolstad.   

Tilsynsrapporter finner du på Arkivverkets hjemmesider.