KnowBe4 Research har undersøkt hvor utbredt det er å bruke uautoriserte skytjenester for å lagre informasjon og kommunisere på arbeidsplassen, og hvor utbredt det er å laste ned innhold på arbeidsdatamaskinen gjennom uautoriserte fildelingsnettverk. Dette har selskapet undersøkt ved å gå gjennom svar fra 435 000 respondenter, på tvers av regioner og bransjer.

– Vi ser at i Europa er det så mye som nesten 30 prosent av alle ansatte som gjør dette. Det er svært bekymringsfullt, fordi ansatte ved å gjøre dette utsetter arbeidsplassen sin for betydelig risiko, sier forskningssjef Kai Roer i det globale IT-sikkerhetskonsernet KnowBe4.

Gmail og Dropbox  

Gmail er et eksempel på en skytjeneste. Hvis arbeidsplassen din bruker Office, kan det være at du bryter arbeidsplassens retningslinjer hvis du sender e-poster med jobbinformasjon fra din private Gmail. Dropbox og iCloud er eksempler på fildelingsnettverk. Hvis arbeidsplassen din ikke har godkjent disse, skal du ikke dele jobbdokumenter der.

– Mange kan velge å bruke Dropbox eller Gmail når de skal dele noe med en kollega, leverandør eller kunde, fordi de synes det er enklere eller tidsbesparende. Hvis disse tjenestene ikke er godkjent av arbeidsplassen din, omgår du arbeidsplassens sikkerhetskontroller hvis du bruker dem. Da kan du utsette arbeidsplassen din for økt sikkerhetsrisiko og det tror jeg mange ikke tenker over, sier Roer.

– Forskning er tydelig på at når det er enkelt å gjøre rett, er det mer sannsynlig at ansatte vil gjøre det rette. Virksomheter må derfor ikke bare forklare hva som er tillatt og ikke, men også gjøre det enkelt for ansatte å bruke tjenestene som er godkjente. Jo enklere det er å gjøre det som forventes, jo flere vil faktisk gjøre det, forklarer forskningssjefen.

Byggebransjen er dårligst

Forskningen viser at det varierer mellom regioner og mellom bransjer hvor utbredt bruken av uautoriserte filtjenester er. Selv for regionene og bransjene hvor det er minst utbredt, rapporterer nesten en av fem ansatte at denne typen atferd er normalt i deres organisasjon.

– Vi ser at bruk av uautoriserte filtjenester er minst utbredt i finans- og teknologibransjen, mens byggebransjen og utdanningssektoren kommer dårligst ut. Vi har også i tidligere analyser avdekket dårlig sikkerhetskultur i byggebransjen og utdanningssektoren. Funnene i denne undersøkelsen bekrefter at det er behov for å bedre sikkerhetskulturen i disse to bransjene, sier Roer.