Koronamålinger gir ny innsikt fra hjemmekontorene

De fleste virksomheter har god kontroll over viktige HR-data om ansattes trivsel, engasjement, arbeidssituasjon og tilfredshet med nærmeste lederen. Men når en global pandemi påvirker ”modus operandi”, må virksomheter søke ny innsikt.

Dette ble gjort av blant annet Statens helsetilsyn og Statsbygg. For hvordan trives ansatte på hjemmekontor, hva betyr det for ledelse, og fungerer IT og ergonomi eksternt? Vi har snakket med begge virksomhetene og en av våre eksperter for å forstå både årsakene og innsikten fra 'koronamålingene'. Det vil si målinger som tar temperaturen i virksomhetene under koronakrisen.

Et fullt forsvarligt arbeidsmiljø
Statens helsetilsyn har selv vært en viktig aktør i myndighetenes arbeidet gjennom krisen, og måtte som de fleste andre virksomheter raskt tilpasse seg den nye situasjonen. Derfor bestemte de seg for å gjøre en ny måling.

Kirsti Hellesylt, som er Avdelingsdirektør for Administrasjonsavdelingen, sier:

- Covid-19 har medført store endringer i måten vi arbeider på. Før koronaviruset var det kun et fåtall av våre medarbeidere som av ulike årsaker jobbet jevnlig fra hjemmekontor. De siste månedene har alle ansatte – med noen få unntak – jobbet fra hjemmekontor. Den store endringen påvirker mange sider ved arbeidsforholdet; særlig måten vi samarbeider på, og hvordan vi utøver ledelse. Vi trengte derfor et situasjonsbilde av arbeidsmiljøet i en endret hverdag.

- Målingen har gitt oss nyttig informasjon om hvordan hjemmekontorløsningen fungerer, både med hensyn til praktiske og tekniske forhold og til samarbeid og psykososiale faktorer. Det er viktig for oss at ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på alle måter, også i situasjonen med hjemmekontor. Digital ledelse har også vært i fokus i denne perioden.

Digital ledelse
Dette er i tråd med mange virksomheter som Rambøll Management Consulting har hjulpet de siste månedene. Digital ledelse er forskjellig fra vanlig ledelse, og det skjer ikke av seg selv; det må planlegges, forklarer Vetle Høivang fra Rambølls kontor i Oslo. Han er ekspert på HR-målinger og vet hva ansatte krever:

- I en tid hvor den ansatte «leder seg selv» hjemmefra, kan det utfordre det daglige samspillet med ledelse og kolleger. Vi ser at hyppig kontakt med leder og kolleger betyr mye for både trivsel og utførelse av arbeidsoppgavene. Her er digital kompetanse viktig, og vi ser at ansatte som innehar denne kompetansen oftere er i kontakt med leder og kolleger. Ledere må legge til rette for digital samhandling, og sikre at de ansatte har tilstrekkelig kontakt med teamet.

- Når alle er på samme kontor, kan ledelsen enklere merke stemningen. Det er vanskelig på avstand, og er for de fleste ledere en uvant situasjon. En kartlegging av hvordan de ansatte opplever situasjonen er derfor verdifull for både den enkelte leder og virksomheten som helhet. Dette ser man også hos Statsbygg, som ønsket å gå fra inntrykk til innsikt basert på data og tilbakemeldinger fra ansatte. Også her spiller ledelse en spesiell rolle:

- Som for de fleste andre traff koronapandemien oss brått, og våre ansatte måtte raskt tilpasse seg en endret arbeidssituasjon. Vi hadde inntrykk av at de ansatte var flinke til å tilpasse arbeidsoppgaver og kollegialt samhold og at ledere fulgte opp medarbeidere på en god måte via Skype og Teams. Likevel ønsket vi å gjennomføre en måling for å kartlegge hvordan den nye arbeidshverdagen påvirker oss for å få et bedre grunnlag til å legge hensiktsmessige planer fremover, forklarer HR-rådgiver Ragnhild Evenshaug.

- Vi kan se at de aller fleste opplever støttende ledelse og god samhandling med kolleger, og dette tyder på at ledere og medarbeidere har funnet gode måter å samhandle på via digitale plattformer.

Fysiske rammer
I likhet med Statens helsetilsyn har også Statsbygg fått innsikt i arbeidsmiljøet

- Målingen har gitt oss bekreftelse på at Statsbyggs ansatte har det bra i denne situasjonen. Vi ser imidlertid at ergonomien på hjemmekontoret er mindre tilfredsstillende enn vi er vant til. Gjennom et åpent svarfelt på slutten av undersøkelsen fikk vi mange gode innspill til beredskapsgruppen og ledelsen når det gjelder informasjon og smittevern samt ergonomiske behov og behov for IT-utstyr, forklarer Evenshaug.

Rambølls ekspert, Vetle Høivang, bekrefter at arbeidsverktøy og den fysiske rammen betyr mye for både arbeidsglede og oppgaveløsing. Det kan ha innvirkning på hvor mange som vil fortsette å jobbe mer hjemmefra i fremtiden, mener han. Statsbygg har derfor også benyttet anledningen til å finne ut hvor mange ansatte som liker å jobbe hjemmefra, og hvor mange som kan tenkes å bruke hjemmekontor når situasjonen går tilbake til det normale.

Ikke for alle
Hvis du ser på tvers av målingene som Rambøll har utført på vegne av sine kunder, danner det seg i midlertidig et bilde av at hjemmekontor sannsynligvis ikke er for alle. Spesielt én gruppe skiller seg ut, sier Vetle Høivang:

- Yngre, og spesielt aldersgruppen mellom 30 og 39 år opplever de største utfordringene. Det er dobbelt så mange i denne gruppen som rapporterer om utfordringene med å jobbe effektivt. Videre mener mer enn halvparten at digitale løsninger ikke oppfyller deres behov for samarbeid - mot 35 prosent av totalen. Det er viktig å være oppmerksomme på disse gruppene, spesielt dersom situasjonen med utstrakt bruk av hjemmekontor vedvarer.

Det kan være flere årsaker til at de yngre aldersgruppene trives dårligere med å jobbe hjemmefra, forklarer Rambølls HR-ekspert. Kanskje bor en del av disse trangere og mer urbant enn sine eldre kollegaer, eller kanskje har de større behov for hjelp og støtte enn de mer erfarne.

- At yngre har lavere trivsel ser imidlertid ikke ut til å skyldes omsorg for barn. Ja, de som har omsorg for barn har større problemer med å skille mellom jobb og privatliv, men de trives faktisk noe bedre med situasjonen, sier Høivang.

Hos både Statens helsetilsyn og Statsbygg er de så smått på vei tilbake til kontorene. Men de positive erfaringene med hjemmekontor bør absolutt bli en del av det gode arbeidslivet etter koronaen.