Kontoret – hvorfor har vi det egentlig?

Cushman & Wakefield har innledet et samarbeid med George Washington University (Center for Real Estate and Urban Analysis) for bedre å forstå bakgrunnen for at kontoret er blitt den vanligste arbeidsplassen i verden og hvilke krefter som vil drive den videre utvikling av kontoret. Samarbeidet har resultert i en rapport «Purpose of Place – History and Future of the Office». Rapporten gir en oversiktlig og lesevennlig oversikt over kunnskapen på dette området i dag.

Rapporten tar oss med tilbake til midten av 1600-tallet hvor de første kontorene ble tatt i bruk i London. Hvilke egenskaper har kontoret som har gjort at det er den største gruppen av bygg i dagens moderne økonomi? Hvorfor har vi kontorarbeidsplasser, og hvordan vil kontoret passe inn i fremtidens byer og urbane levesett hvor ny teknologi reduserer transportkostnaden dramatisk? Hva kan egentlig historien si oss om fremtidens kontor?

Kontorets suksess koker ned til fire grunnleggende forhold hvis betydning har variert over tid:

1. Ledelsens behov for kontroll
2. Tilgang til utstyr og tjenester
3. Optimalisering av produktivitet
4. Dekning av sosiale behov som også forsterker kulturen i en virksomhet.

Hvis alle disse fire faktorene samlet (ikke hver for seg) kan gjøres bedre fra et annet sted enn kontoret, så vil kontoret miste sin rolle.

Gjennom en omfattende gjennomgang av forskning på kontorets rolle konkluderer rapporten med at det er 5 områder som vil avgjøre kontorets utvikling samlet og for den enkelte bedrift:

Produktivitet
Hva tilbyr kontoret som øker produktiviteten til hver enkelt, teamene og virksomheten, og til hvilke oppgaver er kontoret mest egnet? En viktig konklusjon er at muligheten til å velge hvor man skal jobbe bidrar positivt, mens det å jobbe utenfor kontoret hver dag bidrar negativt. Rapporten viser også at produktiviteten avhenger i stor grad av personlighet, rolle og hvor komplekse oppgaver den enkelte har.

Innovasjon og kreativitet
Hva tjener virksomheten på at flere samles regelmessig på kontoret? Hvordan bidrar lokalene til å optimalisere kontoret som møteplass og sted for å bryte meninger og teste ideer? Improvisert samarbeid og tilfeldige diskusjoner har en viktig rolle for innovasjon og kreativitet. Det skjer enklest på kontoret. De positive effektene av å jobbe hjemmefra kan kun bli tatt helt ut hvis den enkelte selv kan velge hvor aktiv en vil være, og at det blir opprettholt en balanse mellom fysisk og digital kommunikasjon.

Kultur og merkevarebygging
Hvilke egenskaper bidrar til kultur, samhandling, coaching og læring? Og hvilke av egenskapene er helt eller delvis avhengig av at folk møtes ansikt til ansikt? Hvilke fordeler bidrar kontoret med til virksomhetens merkevare internt og eksternt? Hvordan varierer bidraget med kvaliteten på bygget, interiøret og de tjenestene som tilbys i og utenfor bygget? Graden av interaksjon mellom ansatte spiller en viktig rolle for om virksomheter kan opprettholde en kultur. Hjemmekontoret er en betydelig utfordring for mange virksomheter. Mange strever med å holde kontakten med kollegaer og virksomheten når de må jobbe hjemmefra.

Medarbeidertilfredshet
Hva får de ansatte igjen for å være på kontoret? Blir det som tilbys av tjenester, utstyr og teknoligi mer eller mindre viktig fremover? Forskningen gir litt varierte svar på betydningen av hjemmekontor på tilfredshet. Graden av hjemmekontor bør bestemmes ut fra individuelle forhold, jobbinnhold og behov fra kollegaer / teamet man inngår i.

Beliggenhet og lokalenes kvalitet
Hvordan bidrar kontoret til virksomhetens merkevare internt og eksternt? Hvilke interne og eksterne fordeler er det kontoret tilbyr, og hvordan varierer det med kvaliteter i bygget, lokalet og de tjeneste som tilbys i og rundt eiendommen? Informasjon kjenner ingen grenser lenger. Den enkelte er ikke avhengig av kontoret for å få tak i eller dele informasjon med andre. For å trenge gjennom overfloden av informasjon og diskutere seg frem til ideer som kan fungere for den enkelte virksomhet, er det mest effektiv å møtes ansikt til anskt. Det viser seg at digitale møter ikke klarer å få frem den spontaniteten som oppstår i møtet mellom mennesker.

Kort oppsummert
Det er usannsynlig at en virksomhet basert på 100% individuelle hjemmekontor, vil være bærekraftig. Hjemmekontoret kan fungere og være både produktivt og kreativt under visse omstendigheter, men det er få om noen eksempler på at merkevarebygging og kultur har blitt styrket gjennom omfattende bruk av hjemmekontor. Det er funn som underbygger økt tilfredshet blant medarbeidere, men det er også helt klare beviser på at omfattende bruk av hjemmekontor er negativt for mental helse. I takt med utviklingen av kunnskapssamfunnet har urban nærhet og et ønske om å være i sentrum blitt stadig mer attraktivt. Den utviklingen vil ikke stoppe med Covid-19. Det fysiske møtet på kontoret og i byen vil fortsatt være viktig.

Du kan laste ned «Purpose of Place – history and future of the office» her.