Prosjekt Kobo begynner i disse dager å utvikle det digitale systemet som skal lette prosessen med å søke, tildele og administrere kommunale utleieboliger, samt følge opp beboere og skaffe datagrunnlag.

- Vi prøver å lokke til oss kommunepiloter som kan prøve ut de ulike delene av systemet etter hvert som vi utvikler dem, smiler tjenesteeier Beate Lofseik og kontordirektør Per Olaf Skogshagen.

Involverer brukerne

Prosjekt Kobo er et samarbeid mellom Husbanken, KS og 11 referansekommuner.

- Men vi ønsker mye bredere involvering fra de som skal bruke systemet for å forsikre oss om at vi utvikler digitale løsninger som kommunene har behov for i sitt boligarbeid, sier Skogshagen.

Kommunene kan bidra på flere måter, enten ved å stille som pilotkommune, testkommune, fagressurser eller de kan bidra i generelt innsiktsarbeid.

Oppstart vil være seinest januar 2021. Ressursbruken kommunene må beregne vil variere gjennom prosjektperioden og etter hvordan de ønsker å bidra.

Minst fire pilotkommuner

Prosjektet søker 4-6 pilotkommuner som vil ta løsningene i bruk i sine arbeidsprosesser før de lanseres nasjonalt. Det vil si at de må faktisk bruke dem i boligarbeidet, ikke bare teste funksjonaliteten i et test-/demomiljø.

- Målet med dette er å identifisere feil og mangler, uforutsette problemer og behov så tidlig som mulig, forklarer Lofseik.

Kommuner må forplikte seg til å delta i regelmessige demo-er, diskusjonsforum, arbeidsmøter, følge opp resultater i kommunen og regelmessige møter med prosjektet.

- Vi ønsker kommuner som samlet representerer utfordringer og muligheter på området og som kan stille med et tverrfaglig team for å bruke løsningene og gi tilbakemeldinger, utdyper Lofseik.

Det vil kunne forekomme feil som fører til merarbeid, og pilotkommunene må kanskje belage seg på perioder med dobbeltregistrering. Prosjektet planlegger mange små delleveranser fremfor en stor til slutt. Prosjektperioden varer til juni 2023, og går da over i drift og videreutvikling.

- Pilotkommunene må derfor være “på” gjennom hele prosjektperioden og gjerne ut over den også. Dette vil altså kreve litt av kommunene, understreker Lofseik.

Får sitte i førersetet

Lofseik og Skogshagen tror likevel at mange kommuner vil melde seg frivillig. Tidligere undersøkelser viser at dette systemet er svært etterlengtet rundt om i kommunene.

- Pilotkommunene får tilgang til løsningene tidlig, og får være med å påvirke slik at systemet svarer på akkurat de utfordringene kommunene har, sier Skogshagen.

Trenger minst ti testkommuner

Kommuner som ikke har kapasitet til alt dette, kan bidra ved å melde seg som testkommune.

- Testkommuner blir invitert til å teste deler av løsningen i et test- og demomiljø, delta i brukertester og gi tilbakemeldinger på idéer og prototyper, forklarer Lofseik.

Testkommuner blir involvert ved behov, og prosjektet trenger minst 10 kommuner – helst flere.

Flere fagressurser

Noen av de 11 referansekommunene bidrar også som fagressurser i prosjektet. De har deltatt i møter og faglige diskusjoner rundt gevinster, interessentanalyse, juridiske problemstillinger med mer.

- Fagressursene som allerede er tilknytta prosjektet fortsetter, men vi vil løpende vurdere om nye fagressurser bør involveres. Si fra hvis dette er noe din kommune kan bidra med, oppfordrer Skogshagen.

Bidra til generelt innsiktsarbeid

Prosjektet har tidligere hentet innsikt fra samtaler, intervjuer og arbeidsmøter med flere kommuner av ulik størrelse, med representanter i ulike roller og med geografisk spredning. Prosjektet har også gjennomført en spørreundersøkelse og fått svar fra 136 ulike kommuner.

Les mer om det her: Farvel til Excel i boligarbeidet

Fra før har prosjektet også intervjuet 14 privatpersoner som er i målgruppe for kommunal bolig, samt hentet innsikt om denne brukergruppa fra andre kommune- og Husbankprosjekter.

Dette innsiktsarbeidet fortsetter utover i prosjektet.

- Vi ønsker oss både kontaktpersoner som kan bistå i rekruttering av boligsøkere for brukertesting og intervjuer, og også innspill fra kommuner som har egenutviklede løsninger som fungerer bra, sier Lofseik.

- Alle bidrag som fører til bedre resultat mottas med stor takk, sier de, og gjør honnør på forskudd til alle kommunene som vil bidra på den ene eller den andre måten.

De avslutter med å oppfordre kommuner om å ta kontakt med prosjektet på kobo@husbanken.no snarest mulig, og innen 15. november.