Eurocard

Digitaliserte 30 000 kvitteringer: «Vi sparer utrolig mye tid»

Del

Eurocard har gjort en undersøkelse blant 235 nordiske bedrifter som viser at mange bedrifter fortsatt bruker papirbaserte eller halvdigitale løsninger når de håndterer de ansattes reise- og utleggskvitteringer. Humana omsorg og assistanse tok grep. Selskapet med rundt 2 500 ansatte i Norge, digitaliserte 30 000 kvitteringer ved hjelp av løsningen fra Eurocard.

Marianne Ovnerud, kundeansvarlig Eurocard. Foto: Eurocard
Marianne Ovnerud, kundeansvarlig Eurocard. Foto: Eurocard

– De ansatte er fornøyde, revisor er fornøyd og jeg er veldig fornøyd. Vi sparer utrolig mye tid, sier Knud Nilsen, regnskapssjef i Humana omsorg og assistanse.

Foretaket har en rekke institusjoner innen barnevern, familiehjem, helse og omsorg i Norge, og er en del av Humana Group, som er børsnotert i Sverige. De rundt 2 500 ansatte i Norge foretar innkjøp og utlegg på jobb for rundt 15 millioner kroner i året.

Høsten 2020 startet de et prosjekt sammen med Eurocard der alle ansatte fikk et eget kredittkort som var tilknyttet en app. Samtlige kjøp betales med kortet, og den ansatte tar et bilde av kvitteringen med appen. Deretter sendes transaksjonen helt automatisk sammen med den tilhørende digitale kvitteringen til regnskapsavdelingen. Det er enda enklere ved kjøp i butikker som har installert løsninger der kvitteringen sendes direkte i betalingsøyeblikket til appen. Da trenger ikke de ansatte hos Humana engang å ta bilde av kvitteringen, men får beskjed i appen om at betalingen er registrert.

– Vi har spart enormt med ressurser på å ta i bruk denne løsningen. Tidligere brukte regnskapsavdelingen halvannen uke hver eneste måned på å skanne, hente bilag og håndtere de ansattes utlegg. Nå bruker vi én dag i måneden. Vi har dermed redusert tiden som brukes til å håndtere utleggene betydelig. I tillegg har vi mye bedre kontroll og oversikt over utleggene, sier Knud Nilsen. 

Papirkvitteringer er tidkrevende

Eurocard har gjort en undersøkelse blant 235 bedrifter i Norden, av disse 45 norske, for å finne ut hvordan nordiske selskaper håndterer de ansattes reise- og utleggskvitteringer i 2021.

Undersøkelsen viser at det i dag er svært få norske bedrifter som fortsatt bruker helt papirbaserte løsninger. Mange har tatt i bruk hybride, halvdigitale løsninger. Imidlertid krever fortsatt 20 % av norske bedrifter at de ansatte må leverer inn papirkvitteringer.

Å håndtere papirkvitteringer er veldig tidkrevende, både for de ansatte og for bedriftens økonomiavdeling. Undersøkelsen viser at bedriftene kunne ha spart opp mot 12,5 minutter per kvittering dersom de hadde digitalisert håndteringen av de ansatte reise- og utleggskvitteringer.

Det kommer også frem av undersøkelsen at bare et fåtall av bedriftene har regnet på hvor mye tid de kunne ha spart hvis de byttet ut papirkvitteringer eller hybride løsninger, med en ren digital kvitteringsløsning.

På tross av dette, nevner flere av bedriftene at de bruker mye tid på både å sammenligne og kontrollere kvitteringer og utlegg, og på å rette opp feil som gjøres både av administrasjonen og de ansatte når kvitteringene behandles.

Undersøkelsen viser også:

  • 81 % av nordiske bedrifter krever at de ansatte skal digitalisere kvitteringene før de leveres. Imidlertid er det kun 49 % av bedriftene som har løsninger som støtter de ansatte med riktige verktøy, slik at de faktisk kan gjøre dette.
  • Det er lav bevissthet blant bedriftsledere i Norden om hvor mye det faktisk koster å håndtere papirkvitteringer.
  • En digitalisert løsning for å håndtere ansattes kvitteringer fra utlegg og reiser kan redusere feilfrekvensen med 17 %, sammenlignet med en løsning som baserer seg på papirkvitteringer.
  • 77 % av bedriftene i undersøkelsen sier at direkte digitale kvitteringer* har hatt en positiv innvirkning på deres kontrollsystemer.

Stort potensial

– Det er fire år siden vi gjennomførte en tilsvarende undersøkelse, og vi ønsket nå å finne ut hva som har skjedd siden sist, og på hvilke områder det fortsatt gjenstår en jobb å gjøre, sier Marianne Ovnerud, kundeansvarlig hos Eurocard. 

– Undersøkelsen viser at det på noen områder er forskjeller mellom de nordiske markedene, men mest overraskende var nok at ingen hadde sett på de reelle kostnadene som kvitteringshåndtering medfører. Nettopp derfor er det særlig spennende å høre om erfaringen som regnskapssjef Knud Nilsen i Humana omsorg og assistanse har gjort seg.  Å gå over til en digitalisert håndtering av de ansattes utleggskvitteringer viser hvor stort potensial det er for bedrifter å ta i bruk en digital løsning, sier Ovnerud. 

 I Norge er det først og fremst taxi-næringen som har vært tidlig ute med å legge til rette for digital håndtering av kvitteringer. Oslo Taxi, som har mer enn 4,5 millioner reiser i året, har innført en løsning der kundene får en digital kvittering sendt rett til mobilen etter at de har betalt drosjeturen med et Eurocard firmakort. Kvitteringen kobles med transaksjonen og sendes automatisk til bedriftens utleggshåndteringssystem.

Les hele rapporten her. 

Notes to Editors

Hva er Direkte digitale kvitteringer og hvordan fungerer det?

Direkte digitale kvitteringer er en løsning der kvitteringer automatisk sendes til kjøpers mobil og matches med transaksjonen, før den sendes til bedriftens reise- og utleggssystem.

Kontakter

Marianne Ovnerud, kundeansvarlig Eurocard
tlf 97 02 73 83

Bilder

Marianne Ovnerud, kundeansvarlig Eurocard. Foto: Eurocard
Marianne Ovnerud, kundeansvarlig Eurocard. Foto: Eurocard
Last ned bilde

Om Eurocard

Eurocard
Filipstad Brygge 1
0252 Oslo

https://eurocard.com/no/

Eurocard er et selskap i det nordiske markedet for privat- og firmakort, og jobber for at bedrifter og privatpersoner kan betale på en sikker, effektiv og enkel måte. Eurocard er ledende i markedet og har et bredt spekter av kredittkort, reisekontoer, betalingsløsninger og ulike administrasjons- og oppfølgingstjenester som kan tilpasses nasjonal og internasjonal virksomhet. Med tilgjengelighet og frihet har Eurocard siden 1965 bidratt til å sette standarden for andre betalings- og kredittkort på markedet. Les mer om Eurocard på eurocard.com.

Følg pressemeldinger fra Eurocard

Registrer deg med din epostadresse under for å få de nyeste sakene fra Eurocard på epost fortløpende. Du kan melde deg av når som helst.