Bedrifter får stadig flere inkassosaker, hotellkjeden Strawberry går mot strømmen.

Utfordringen har også vært aktuell for hotellkonsernet Strawberry, et av Norges største konsern. For å få bedre kontroll på konsernets økonomiske forpliktelser har selskapet inngått samarbeid med det norske fintech-selskapet Inkassoregisteret. Målet er å samle informasjon om inngående inkassosaker, EHF-purringer og betalingsanmerkninger i én felles portal, på tvers av alle selskapene i konsernet.

I store konsern er det ikke uvanlig at fakturaer, purringer og inkassokrav sendes til ulike adresser og håndteres av forskjellige selskaper. Når hvert selskap samtidig er en egen juridisk enhet med egen postkasse og egen regnskapsfunksjon, kan det være krevende å opprettholde en samlet oversikt over konsernets økonomiske situasjon.

Konsekvensen er at enkelte saker ikke blir fanget opp tidsnok. Det kan føre til unødvendige purregebyrer, forsinkelsesrenter og i verste fall betalingsanmerkninger. Ved å samle all relevant informasjon på ett sted får konsernledelsen bedre kontroll, kan identifisere risiko tidligere og redusere kostnader knyttet til forsinkede betalinger.

Det var denne utfordringen Strawberry ønsket å løse. I letingen etter en bedre løsning var det Andreas Hyttebakk, Teamleder Payables som fant frem til Inkassoregisteret — en oppdagelse som la grunnlaget for piloten, og senere resultatene Strawberry nå kan vise til.

“Vi har over tid jobbet systematisk med å redusere inkassokostnadene i Strawberry og samarbeidet med Inkassoregisteret har gitt oss stor verdi. Nå får vi all informasjon samlet på ett sted og oppdager sakene tidligere. Piloten har bidratt til å redusere inkassokostnadene med 48,32%, og vi har god tro på at vi kan redusere kostnadene ytterligere nå som løsningen er tatt i bruk på alle norske hotell, sier Wenche Riseth Accounts Payable Manager & Elsebeth Rivertz”, Vice President SSC Finance i Strawberry

Koblet mot inkassoselskaper i Norge

Inkassoregisteret henter data direkte fra inkassoselskapene via API og er i dag koblet mot tilnærmet samtlige inkassoselskaper i landet. Det betyr at portalen fanger opp inkassosaker uavhengig av hvilket inkassoselskap som står bak kravet. Fra august 2026 fanges også EHF-purringer opp, slik at saker kan oppdages allerede på purrestadiet, før de rekker å bli inkassosaker.

"Portalen har endret arbeidshverdagen vår betydelig. Der vi tidligere måtte lete etter informasjon på mange forskjellige steder, har vi nå alt samlet på ett sted. Vi kan følge sakene fra start til slutt uten å bruke tid på å manuelt spore dem opp. Dette har frigjort betydelig tid i teamet, som vi nå kan bruke på oppfølging og forebygging i stedet for å jakte på informasjon. Vi har rett og slett fått bedre kontroll med mindre innsats. Vi ser nå frem til at løsningen skal rulles ut i Sverige og Danmark" sier  Wenche Riseth, Accounts Payable Manager & Elsebeth Rivertz, Vice President SSC Finance i Strawberry.

Et problem som vokser med antall selskaper

Utfordringen Strawberry hadde er ikke unik. I norske konsern med mange juridiske enheter finnes det sjelden en person eller funksjon som eier oppfølging av inngående inkasso på tvers. Jo flere selskaper, desto større er sannsynligheten for at saker faller mellom stolene.

Fra 2027 blir det obligatorisk for norske virksomheter å sende elektroniske fakturaer seg imellom, og neste er elektroniske purringer. Det vil endre fakturastrømmene, men løser ikke problemet med inkassosaker og purringer som havner hos feil selskap i et konsern. Den prosessen er fortsatt i stor grad papirbasert og fragmentert.

– Det er jo vanvittig at lønnsomme selskaper og organisasjoner skal betale millioner i inkassogebyrer bare fordi man mangler en god nok oversikt. Dette retter vi opp igjennom Inkassoregisteret. Dermed sparer selskapene gebyrer, mens inkassoselskapenes oppdragsgivere får pengene mye raskere. En win win for alle, sier Hallgeir Kvadsheim, grunder av Inkassoregisteret, som berømmer Strawberry for å ha jobbet frem et best mulig system sammen med Inkassoregisteret.

– Nå skal vi fortsette å rulle dette ut i hele bedrifts-Norge, sier han.

Over 460 norske bedrifter og konsern bruker Inkassoregisteret i dag siden bedriftsløsningens oppstart på nyåret.