Halvparten av offentlige virksomheter mangler kontroll over egen dokumentasjon

Nasjonalarkivet legger i dag frem sin årlige gjennomgang av tilsyn og bevaring. Her oppsummeres funn fra tilsyn gjennomført i offentlig sektor gjennom 2025. Rapporten avdekker gjennomgående svakheter i internkontroll, ansvarsplassering, journalføring og langtidsbevaring. Disse mønstrene går igjen år etter år, på tvers av kommuner og statlige virksomheter. 

– Det vi ser er at over halvparten av virksomhetene mangler grunnleggende kontroll og oversikt over dokumentasjonen sin. Det mest bekymringsverdige er at dette ikke er enkeltvirksomheter, vi ser det igjen og igjen, år etter år, både på statlig og kommunal side, sier Kjetil Korslien, områdedirektør i Nasjonalarkivet.

Svekker innbyggernes rettssikkerhet

Mangelfull journalføring og feilregistreringer i offentlige journaler øker risikoen for at innbyggere ikke får innsyn de har krav på. Når dokumentasjon ikke er tatt vare på, mister den som har søkt om en ytelse, ønsker å klage eller ønsker å etterprøve en avgjørelse, muligheten til å ivareta sine rettigheter. 

– Det er innbyggerne og de som har rettigheter som betaler prisen. Den som har søkt om en ytelse, ønsker å klage eller ønsker å se vurderingen som er gjort, mister muligheten til det når informasjonen ikke er tatt vare på og prosesser ikke er dokumentert, sier sivilombud Hanne Harlem i en samtale med Kjetil Korslien.  

Se hele samtalen om hvilke følger mangelfull arkivering av vedtak og beslutninger i forvaltningen i lenken under. 

Et lederansvar som ikke løftes høyt nok

En gjennomgående svakhet er at dokumentasjonsforvaltning ikke er forankret på ledernivå. Tilsynene viser at ansvaret er uklart plassert, og at feltet ikke anses som en naturlig del av virksomhetsstyringen. Det nye arkivregelverket stiller tydeligere krav til lederne om å ta ansvar for egen dokumentasjonsforvaltning. 

– Et eksempel var et tilsyn jeg var på, hvor den som jobbet med dokumentasjonsforvaltning gråt under tilsynet fordi det var første gangen vedkommende følte seg hørt i det hele tatt, forteller Korslien.  

Nasjonalarkivets anbefalinger 

Rapporten inneholder fire konkrete anbefalinger til ansvarlige departementer og virksomheter: 

• Informasjonsforvaltning som lederansvar: Verdivurdering av dokumentasjon bør være et strategisk tiltak på ledernivå. 
• Tilsynsmyndighet for offentlighetsloven: Det finnes i dag ingen myndighet som fører løpende tilsyn med etterlevelsen av offentlighetsloven. Nasjonalarkivet anbefaler at en statlig myndighet får dette ansvaret. 
• Digitalarkivet som nasjonal fellesløsning: Digitalarkivet bør brukes bredere for sikker og kostnadseffektiv langtidsbevaring, særlig i kommunal sektor. 
• Dokumentasjonsforvaltning i styringsdialogen: Departementene bør følge opp underliggende etaters dokumentasjonsforvaltning som en fast del av styringsdialogen og totalberedskapen.