Randstad leverer 100 vikarer til Europris på rekordtid

Hvordan finne 100 vikarer på rekordtid? Det var utfordringen Randstad fikk i fanget da de startet samarbeidet med Europris og en stor leveranse som var forsinket på grunn av geopolitiske uroligheter kom til kai.

– For oss ble dette en utrolig spennende utfordring, som vi kastet oss rundt for å løse, sier Cathrine Torsvik, kundeansvarlig for Europris hos Randstad.

Logistikksenteret til Europris i Moss er Norges største i sitt slag. 83.000 kvadratmeter fylt opp av det retailkjeden selv omtaler som «alt mellom himmel og jord». På det gigantiske lagerbygget har Europris 300 medarbeidere som sørger for at varer som kommer inn fra hele verden organiseres, pakkes og sendes ut igjen til landets 285 Europris-butikker.

Geopolitiske forhold påvirker vikarbehovet

Europris er for Randstad det man gjerne kaller en volumkunde. For denne typen kunder skal det gjerne mobiliseres mye folk på ekstremt kort tid, og det var nettopp det som skjedde da Randstad og Europris innledet sitt samarbeid i februar i år.

– Vi lever ikke upåvirket av den spente verdenssituasjonen. Mange fraktskip må styre unna Suezkanalen og seile rundt Afrika, så det er lengre ledetid på varene og vanskeligere å forutse volumet som ankommer logistikksenteret, sier Thomas Fosstveit, som er direktør for logistikksenteret til Europris i Moss

PlanDay: Løsningen på manuelt bemanningsmareritt

Vikartilkalling har tradisjonelt vært preget av ringelister, excelark og gule lapper. For å forenkle og profesjonalisere prosessen leverer Randstad den egenutviklede appen PlanDay som gir kunden full oversikt og enkel tilgang på vikarer.

– PlanDay var en av tingene som veide tungt da vi innledet samarbeidet med Randstad. Tidligere var vikartilkalling en manuell prosess, så det ønsket vi å endre, sier Fosstveit.

I februar var det plutselig mange varer som ankom lageret på en gang og da var det bare å sjekke appen for ledige kandidater.

Ferie- og fraværsplanlegging enklere enn noen gang

Fra Europris sin side planlegges bemanningsbehovet på ukesnivå innenfor de ulike avdelingene, og alt legges inn i PlanDay. Appen har gitt Europris bedre forutsigbarhet slik at de på et tidligere tidspunkt kan si ja til ferieønsker og annet planlagt fravær.

– Vi føler virkelig at dette er blitt «vår» app, med vår skreddersøm. Vi ser veldig mange fordeler med den. Vi kan for eksempel ligge mer i forkant med den overordnede planleggingen av bemanningen, slik at vi på et tidligere tidspunkt kan si ja til ferieønsker og annet planlagt fravær, sier Fosstveit.

Siden vikarene er registrert med kompetanseprofil, blir oppdragsforespørslene også mer presise. Vikarene kan også legge inn egen tilgjengelighet i appen, i tillegg til å sende beskjeder eller motta pushvarsler.

Ikke bare en streit kundeleverandør

Mens PlanDay-appen bidrar til effektiv flyt av folk og oppdrag, er den bare effektiv hvis grunnarbeidet med vikarpoolen har vært godt. Derfor har Randstad også hatt en egen representant på plass «på gulvet» i Moss for å følge opp både vikarer og kunde.

– Vi ønsker ikke bare å være en streit kundeleverandør. I et partnerskap jobber vi sammen for å bli bedre hele tiden. Europris har også veldig gode onboarding- og offboardingopplegg. Det har sikret at vikarene er i gang på rekordtid og er kommet godt inn i miljøet de skal jobbe i. Det er oppskriften på suksess, sier Torsvik.