Gjerdrum kommune «byr på» KI-løsning

Hver dag tikker det inn opptil 70 eposter i postmottaket til Gjerdrum kommune. Epostene kommer fra innbyggere i kommunen, og har tidligere blitt håndtert manuelt. Sorteringsjobben for å sende eposter til riktig saksbehandler tok tidligere halvannen til to timer daglig. Ved å automatisere sorteringsjobben ved hjelp av kunstig intelligens, tar det bare sekunder fra eposten kommer inn og havner hos riktig fagperson.

– Dette er utrolig spennende og gøy. Det er mye å hente på effektivisering av saksbehandling. Innføring av KI har utvilsomt gitt meg en bedre arbeidshverdag, sier fagleder Mariann Varadi i Gjerdrum kommune.

Hun har jobbet i kommunen i halvannet år, og får nå frigitt 20 prosent av tiden sin til å arbeide med kjerneoppgaver i arkivtjenesten som kommer innbyggerne til gode, takket være kunstig intelligens.

Flere er interessert i KI-løsningen

Det er HR-sjef May Kristin Karlstad Borgan og innovasjonsansvarlig Britt Richardsen i Gjerdrum kommune, som har vært pådriver for den nye KI-løsningen. I samarbeid med Sopra Steria, har de utviklet løsningen som også enkelt kan gjenbrukes av andre kommuner.

– Kommunesektoren står overfor store behov for økonomiske kutt. Det handler derfor om å jobbe smartere og mer effektivt for å oppnå gevinster, ikke bare flytte på ressurser, sier Borgan.

KI-prosjektet var en pilot, og viste seg å være svært lønnsomt. Fra 1. januar gikk kommunen over i et vertskommunesamarbeid for drift av arkivtjenesten med Hurdal og Nannestad kommune. I det interkommunale samarbeidet Digitale Gardermoen har også Eidsvoll og Nes iverksatt samarbeid om bruk av KI-løsningen.

– Gjennom dette samarbeidet øker henvendelsene betraktelig, med over 72 tusen innbyggere og cirka 500 eposter daglig. Da vil vi virkelig se effekten av automatiseringen, sier Borgan.

Kommunen ser også på hvordan de kan bruke KI-løsningen andre steder. Blant annet har de tatt i bruk kunstig intelligens som et verktøy for å jobbe mer effektivt med bemanningsplaner innenfor hjemmetjenesten og bolig- og sykehjemstjenesten.

Vi må endre måten vi jobber på

Regjeringen har satt som mål at 80 prosent av offentlig sektor skal ta i bruk kunstig intelligens innen 2025 og 100 prosent innen 2030.

– Vi har erfart at man ikke trenger å tenke stort med en gang for å komme i gang. Dette prosjektet er en start, og startet i det små, men har vist seg å få store ringvirkninger i et samarbeid med fem kommuner, sier Borgen.  

Hun påpeker også at det er viktig å huske på at det ikke handler om teknologi alene, men hvordan kommunene organiserer seg for å ta i bruk digitale virkemidler for å bli mer effektive.

– HR må kobles på i den teknologiske utviklingen. Menneskene spiller utvilsomt en viktig rolle.  

KI som avgjørende faktor

På oppdrag fra KS har Sopra Steria utarbeidet rapportenBarrierer og muligheter i kommunal sektors arbeid med kunstig intelligens.  Der kommer det fram at kunstig intelligens kan være en avgjørende faktor for å være i stand til å realisere gevinstene kommunene har behov for.

– KI-løsninger kan gjøre kommunene mer bruker- og innbyggerorientert gjennom å levere mer effektive tjenester til innbygger, næringsliv og frivillighet. Ved å endre måten vi jobber og organiseres oss på, vil også gevinstene komme, sier Arvid Kjæreng, som ledet Sopra Sterias arbeid med rapporten.

Han og kollega Espen Walbeck mener Gjerdrum kommune går foran som et godt eksempel.  

– KI-løsningen vi har utviklet i samarbeid med Gjerdrum kommune viser hvordan digitalisering kan gi økt kvalitet til innbyggerne, som raskere respons og kortere behandlingstid. Det er moro å se hvilken effekt det allerede har gitt, og vi håper det kan inspirere andre kommuner til å følge etter, sier Espen Walbeck, prosjektansvarlig for KI-prosjektet i Sopra Steria.