VPS bør innføre digital kommunikasjon som standard

Han vil ha fortgang i prosessen med å innføre digital kommunikasjonskanal som standard – og at de som vil ha papirversjon må be aktivt om det.

– Nå er det høysesong for utsendelse av papirer til generalforsamlinger som holdes tidlig vår og sommer. Vi mener VPS bør sørge for endringer til neste år, sier Rune Aale-Hansen i Regnskap Norge.

Unødig bruk

Alle som kjøper aksjer på Børsen må ha en konto i Verdipapirsentralen (VPS). Alle kjøp og salg blir registrert via kontoen din i VPS. Hver gang en omsetning skjer får du tilsendt en endringsmelding på kontoen din.  

– Mye av kommunikasjonen med VPS er digital, selvsagt. Det som overrasker, er imidlertid at digital innkalling til generalforsamlinger ikke er innarbeidet som standardløsning for alle. Dermed er det fortsatt en mengde generalforsamlingsdokumenter som faktisk blir sendt med vanlig post. Det bør det blir en snarlig endring på, sier Aale-Hansen.

Det applauderes av børsnoterte Cloudberry Clean Energy, et fornybart energiselskap som utvikler, produserer og drifter vann, vind og solenergi i Norge, Sverige og Danmark.

– Vi sender postal innkalling til ca.65 % av våre aksjonærer. Dette medfører over 100.000 kr. i kostnad til trykking, pakking og porto. Ser vi på aksjonærene som mottar postal innkalling, er over 400 småaksjonærer med 100 eller færre aksjer. For flere av småaksjonærene som mottar postal innkalling, er kostnaden ved utsendelse høyere enn aksjeverdien de besitter. Dette er sløsing av penger og ressurser, og lite bærekraftig, sier Ingrid Bjørdal, direktør for bærekraft i Cloudberry.

Ineffektivt og lite bærekraftig    

Regnskap Norge-sjefen synes eksemplet fra Cloudberry ikke hører hjemme i 2024.

– Det er unødige kostnader børsnoterte selskaper har som må sende ut innkalling og saksunderlag til alle aksjonærer før gjennomføring av generalforsamlinger. Det er grunn til å tro at de aller største selskapene har utgifter i millionklassen, sier Aale-Hansen.

Aksjonærer må selv logge inn på sin VPS-konto for å aktivere digital korrespondanse.

– Dette betyr at mange av dem, særlig småaksjonærer, får innkallinger i postkassen før de ender opp i papiravfallet. Dette er lite bærekraftig, spesielt når vi vet at det bare er et fåtall som faktisk deltar på generalforsamlingen. Her bør digitaliseringsprosessen fullføres. Med mindre aksjonæren selv eksplisitt ber om å kommunisere per post, bør alle dokumenter sendes digitalt., sier Aale-Hansen.
 
Loven sidestiller digital og fysisk post 
Innkalling til en generalforsamling i et børsnotert selskap skal ifølge aksjelovens § 5-10 skje «skriftlig». Samtidig står det i samme lov § 1-6 at skriftlighet ikke hindrer bruk av elektroniske løsninger. Det betyr at e-post kan benyttes.

– Det at VPS ikke har lagt inn digital kommunikasjon som standardløsning for alle er nok et etterslep av hvordan kommunikasjon tidligere måtte være fysisk. I dag er det ingen grunn til at ikke også VPS legger til rette for mer effektiv og bærekraftig kommunikasjon med alle aksjonærer gjennom digital kommunikasjon som førstevalg, sier Aale-Hansen og legger til:

– VPS kan med få grep forenkle og effektivisere prosessen og dermed spare samfunnet for unødvendig bruk av papir og transport, samtidig som det vil gi økonomiske besparelser for den enkelte virksomhet med tanke på administrasjon og porto. Det er en vinn-vinn-situasjon både for næringslivet og samfunnet, mener Regnskap Norge-sjefen.