Digitaliserte 30 000 kvitteringer: «Vi sparer utrolig mye tid»

– De ansatte er fornøyde, revisor er fornøyd og jeg er veldig fornøyd. Vi sparer utrolig mye tid, sier Knud Nilsen, regnskapssjef i Humana omsorg og assistanse.

Foretaket har en rekke institusjoner innen barnevern, familiehjem, helse og omsorg i Norge, og er en del av Humana Group, som er børsnotert i Sverige. De rundt 2 500 ansatte i Norge foretar innkjøp og utlegg på jobb for rundt 15 millioner kroner i året.

Høsten 2020 startet de et prosjekt sammen med Eurocard der alle ansatte fikk et eget kredittkort som var tilknyttet en app. Samtlige kjøp betales med kortet, og den ansatte tar et bilde av kvitteringen med appen. Deretter sendes transaksjonen helt automatisk sammen med den tilhørende digitale kvitteringen til regnskapsavdelingen. Det er enda enklere ved kjøp i butikker som har installert løsninger der kvitteringen sendes direkte i betalingsøyeblikket til appen. Da trenger ikke de ansatte hos Humana engang å ta bilde av kvitteringen, men får beskjed i appen om at betalingen er registrert.

– Vi har spart enormt med ressurser på å ta i bruk denne løsningen. Tidligere brukte regnskapsavdelingen halvannen uke hver eneste måned på å skanne, hente bilag og håndtere de ansattes utlegg. Nå bruker vi én dag i måneden. Vi har dermed redusert tiden som brukes til å håndtere utleggene betydelig. I tillegg har vi mye bedre kontroll og oversikt over utleggene, sier Knud Nilsen. 

Papirkvitteringer er tidkrevende

Eurocard har gjort en undersøkelse blant 235 bedrifter i Norden, av disse 45 norske, for å finne ut hvordan nordiske selskaper håndterer de ansattes reise- og utleggskvitteringer i 2021.

Undersøkelsen viser at det i dag er svært få norske bedrifter som fortsatt bruker helt papirbaserte løsninger. Mange har tatt i bruk hybride, halvdigitale løsninger. Imidlertid krever fortsatt 20 % av norske bedrifter at de ansatte må leverer inn papirkvitteringer.

Å håndtere papirkvitteringer er veldig tidkrevende, både for de ansatte og for bedriftens økonomiavdeling. Undersøkelsen viser at bedriftene kunne ha spart opp mot 12,5 minutter per kvittering dersom de hadde digitalisert håndteringen av de ansatte reise- og utleggskvitteringer.

Det kommer også frem av undersøkelsen at bare et fåtall av bedriftene har regnet på hvor mye tid de kunne ha spart hvis de byttet ut papirkvitteringer eller hybride løsninger, med en ren digital kvitteringsløsning.

På tross av dette, nevner flere av bedriftene at de bruker mye tid på både å sammenligne og kontrollere kvitteringer og utlegg, og på å rette opp feil som gjøres både av administrasjonen og de ansatte når kvitteringene behandles.

Undersøkelsen viser også:

• 81 % av nordiske bedrifter krever at de ansatte skal digitalisere kvitteringene før de leveres. Imidlertid er det kun 49 % av bedriftene som har løsninger som støtter de ansatte med riktige verktøy, slik at de faktisk kan gjøre dette.
• Det er lav bevissthet blant bedriftsledere i Norden om hvor mye det faktisk koster å håndtere papirkvitteringer.
• En digitalisert løsning for å håndtere ansattes kvitteringer fra utlegg og reiser kan redusere feilfrekvensen med 17 %, sammenlignet med en løsning som baserer seg på papirkvitteringer.
• 77 % av bedriftene i undersøkelsen sier at direkte digitale kvitteringer* har hatt en positiv innvirkning på deres kontrollsystemer.

Stort potensial

– Det er fire år siden vi gjennomførte en tilsvarende undersøkelse, og vi ønsket nå å finne ut hva som har skjedd siden sist, og på hvilke områder det fortsatt gjenstår en jobb å gjøre, sier Marianne Ovnerud, kundeansvarlig hos Eurocard. 

– Undersøkelsen viser at det på noen områder er forskjeller mellom de nordiske markedene, men mest overraskende var nok at ingen hadde sett på de reelle kostnadene som kvitteringshåndtering medfører. Nettopp derfor er det særlig spennende å høre om erfaringen som regnskapssjef Knud Nilsen i Humana omsorg og assistanse har gjort seg.  Å gå over til en digitalisert håndtering av de ansattes utleggskvitteringer viser hvor stort potensial det er for bedrifter å ta i bruk en digital løsning, sier Ovnerud. 

 I Norge er det først og fremst taxi-næringen som har vært tidlig ute med å legge til rette for digital håndtering av kvitteringer. Oslo Taxi, som har mer enn 4,5 millioner reiser i året, har innført en løsning der kundene får en digital kvittering sendt rett til mobilen etter at de har betalt drosjeturen med et Eurocard firmakort. Kvitteringen kobles med transaksjonen og sendes automatisk til bedriftens utleggshåndteringssystem.

Les hele rapporten her. 

Notes to Editors

Hva er Direkte digitale kvitteringer og hvordan fungerer det?

Direkte digitale kvitteringer er en løsning der kvitteringer automatisk sendes til kjøpers mobil og matches med transaksjonen, før den sendes til bedriftens reise- og utleggssystem.