NYE REGLER: Nå blir det digitale årsmøter i sameier og borettslag

I 2020 var det en åpning for digitale årsmøter sameier og borettslag på grunn av korona, fra torsdag 1. april kommer reglene som tillater digitale årsmøter i sameier og generalforsamlinger borettslag på fast basis.

Forbrukerorganisasjonen Huseierne gir råd både til styrer og medlemmer i sameier og borettslag. Advokat Annita Magnussen påpeker at det ikke bare er å starte med digitale årsmøter, det er viktig at styret har gjort et grundig forarbeid:

- Styrene må tenke gjennom om, og i så fall hvordan, et digitalt møte kan gjennomføres i hvert enkelt sameie eller borettslag. Hvem er beboerne, og vil de ha kunnskap nok til å gjennomføre årsmøtet digitalt?, forteller Annita Magnussen, advokat i Huseierne.

De nye reglene som er foreslått legger opp til at det er styrets valg om møtene skal gjennomføres digitalt eller fysisk.

- Muligheten for digitale årsmøter er altså bare en tilleggsmulighet. Sameier og borettslag som helst ønsker å fortsette med fysiske møter, kan gjøre det, forteller Annita Magnussen.

Styret har ansvar for gjennomføring

Advokaten peker videre på at styret må ha satt seg inn i kravene til gjennomføring av digitale årsmøter:

- Hvordan skal sameiet tilfredsstille alle kravene som settes til en digitalgjennomføring? Dette må styrene få klarhet i før innkallingen sendes ut, forteller Annita Magnussen, advokat i Huseierne.

- Selv om man har mulighet til å gjennomføre årsmøter digitalt, er det viktig å tenke på fordelene ved fysiske møter. Først og fremst at naboer får truffet hverandre, noe som kan føre til bedre bomiljø. Diskusjoner kan også bli bedre ved å se de man diskuterer med, sier Annita Magnussen.

Samtidig hadde mange i fjor gode erfaringer med digitale årsmøter:

-Erfaring fra de digitale møtene som ble gjennomført i fjor kan tyde på at digitale løsninger fører til større oppslutning om møtene, sier Annita Magnussen i Huseierne.

Hjelp til å være med på digitalt årsmøte

Smittevernssituasjonen noen steder i landet vil kanskje gjøre at det må være digitale årsmøter i løpet av 2021. Da minner Huseiernes advokat på at det i forarbeidene til reglene er forutsatt at styrene i sameier og borettslag hjelper de som ikke har digital tilgang hvis det velges digitalt årsmøte.

- Her må styrene finne praktiske løsninger. En løsning kan være at styret åpner opp for å sitte sammen med de som ikke får til den digitale varianten, mens øvrige seksjonseiere er med digitalt, sier Annita Magnussen.

De nye lovreglene sier ikke noe om hvilken plattform som kan brukes for å holde digitalt møte.

- Men det må brukes systemer som sikrer at lovens krav til årsmøter er oppfylt. Tenk over om valgt løsning gir seksjonseierne samme rettigheter som i et fysisk møte. Prinsippet om at alle har rett til å møte på årsmøtet må opprettholdes, forteller Huseiernes advokat.

Systemene som skal brukes må blant annet sørge for at deltakelse og stemmegivning skjer på betryggende måte, og at deltakernes identitet bekreftes.

Beboerne kan kreve fysiske møter

Samtidig legger lovendringen opp til at beboerne kan kreve fysiske møter. Regelverket sier at minst to beboere som til sammen har minst ti prosent av stemmene kan kreve at det gjennomføres fysiske møter.

Dette betyr i praksis at i sameier og borettslag der det er til og med 20 enheter, er det minst to andelseiere som trengs for å kreve fysisk møte. Der det er over 20 enheter, vil det være minst 10 prosent av andelseierne som må til for å kreve fysisk møte. Det trengs uansett ikke noen begrunnelse fra disse andelseierne.

Styret kan sette en frist for når fysisk møte kan kreves, fristen skal være "rimelig" og den må settes etter at sakslisten for møtet er kjent. Dette for at beboerne skal kunne vurdere om de skal kreve fysisk møte eller ikke.

---
[PRIV TIL RED: Se eventuelt også regjeringens pressemeldinge fra fredag 26. mars om de nye reglene https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/na-kan-borettslag-og-sameier-gjennomfore-digitale-arsmoter-og-generalforsamlinger/id2841687]